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26.09.2017

Knackige Meetings

Im Schnitt verbringen Führungskräfte drei bis vier Stunden täglich in Meetings. Es gibt Möglichkeiten, Abstimmungsrunden effizienter zu gestalten.

Erfolgreiche Teamarbeit will koordiniert sein. Doch wenn Arbeitstreffen zu viel Raum einnehmen, leidet die Produktivität. Die Diagnose lautet dann „Meetingitis“.

Organisationsberater haben erprobte Gegenmittel, mit denen sich Meetings effizienter gestalten lassen: klare Zeitbegrenzung, Beschränkung auf wenige für alle Teilnehmer relevante Punkte und straffe Moderation. Wobei die Moderatoren wechseln sollten, um Hierarchien flach zu halten und ritualisierte Abläufe zu vermeiden. Weil die Moderations-Methodik großen Einfluss auf das Engagement der Teilnehmer und die Effizienz der Sitzungen hat, sind gezielte Fortbildungen ratsam. Doch Vorsicht: Der Markt für Modera-tionstrainings ist unübersichtlich. Orientierungshilfe bietet das Qualitäts-Siegel des Dachverbands der Weiterbildungsorganisationen (DVWO).

Nicht in Details verlieren
Zeitmanagement in Meetings ist eine kollektive Aufgabe. Die Teilnehmer sollten sich regelmäßig fragen, ob eine Vertiefung der Diskussion noch Vorteile verspricht – oder das Wesentliche schon gesagt ist. Experten sprechen vom GEMO-Prinzip – „Good enough, move on?“ Diese Frage lässt sich auch auf komplette Meetings anwenden. Gerade bei regelmäßigen Treffen ist es von Zeit zu Zeit ratsam, Zeitaufwand und Ertrag ins Verhältnis zu setzen. Weniger kann zuweilen mehr sein.

Es muss nicht immer im Sitzen sein
Auch der Rahmen entscheidet über die Effizienz von Meetings. Arbeitstreffen im Stehen laden eher zu knackig kurzem Austausch ein, als Sitzungen in bequemen Stühlen. Um alle Beteiligten ins Bild zu setzen, hilft das Visualisieren von Ideen, Beschlüssen und Diskussionsfortschritten. Dafür gibt es neben etablierten Lösungen von Pinnwand bis Whiteboard inzwischen eine Vielzahl an Apps für Smartphone, Tablet & Co. Doch Obacht: In der Kürze liegt die Würze – gerade auch beim Dokumentieren. Denn wenn viele Meetings zu vielen endlosen Protokollen führen, dann ist Überdruss vorprogrammiert.

 
 
 
 
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